数字化费用管理

数字化费用管理通过自动化系统替代传统的手工报销流程，在统一平台中完成费用采集、审核与审批。此举减少了纸质材料，消除了处理延误，并提升了审计追踪的透明度。 

我们的解决方案支持员工在线提交报销申请，管理者可远程审核与审批，同时与财务和薪资系统无缝对接，确保报销流程高效闭环。

该平台覆盖广泛的可报销及企业支付费用，包括但不限于：

• 差旅与住宿
• 餐饮及接待
• 交通及里程报销
• 零用现金采购
• 供应商或承包商发票
• 员工培训与认证费用

费用类别可根据公司政策自定义，并与成本中心或总账科目关联。

可以。员工可通过手机应用上传发票照片，系统利用OCR技术自动识别并提取供应商名称、日期、金额及税务明细，减少人工录入，降低错误率。 

提交的报销申请会按自定义审批流程流转，并为每笔提交记录完整的审计日志。

是的。平台兼容SAP、NetSuite、Microsoft Dynamics和QuickBooks等主流ERP及会计软件。 

该集成实现了： 

• 自动生成并记入凭证
• 费用分类与总账科目映射
• 成本中心、供应商及项目代码同步
• 跨系统的汇总报表 

我们与客户的财务或IT团队紧密合作，确保集成符合企业内部流程需求。

各国在报销规定上存在差异，尤其在发票凭证、增值税进项抵扣资格及预扣税义务方面。若不符合规定，可能带来审计风险和税务曝光。 

我们的系统支持国家级别的政策配置，包括必填字段、日常津贴限额及凭证标准等。当地团队持续监测法规变动，及时更新模板，确保在中国、印度、新加坡、越南等市场均符合税务监管要求。

平台提供可定制的仪表盘，实现对报销申请及部门支出的实时可视化。主要功能包括： 

• 按成本中心或项目的预算跟踪
• 报销审批状态及异常提醒
• 政策违规报告
• 按费用类别、员工或部门的趋势分析
• 可导出报表，支持审计和高层决策审阅 

助力财务团队加强合规管理，控制超支，提升预算预测准确性。

系统采用企业级安全协议，保障数据安全，包括：

• 基于角色的访问控制与数据隔离
• 发票及报表的加密传输与存储
• 全流程操作审计日志记录
• 多因素身份验证保障系统访问安全
• 数据托管符合区域法律要求，如中国《个人信息保护法》（PIPL）和新加坡《个人数据保护法》（PDPA） 

平台通过持续监控与更新安全机制，全面支持企业实现合规、安全的IT管理。

上线流程通常包括： 

• 需求收集与流程梳理
• 审批流程、费用类别及政策配置
• 与财务或薪资系统集成（如适用）
• 员工培训与管理员交接
• 用户测试及试运行 

根据项目复杂度不同，标准实施周期一般为4至6周。

支持。平台允许用户在提交费用时选择币种，系统自动根据预设来源（如OANDA或央行汇率）应用最新汇率，也支持手动录入。 

审批通过的报销费用将换算为企业的基础币种，便于财务核算。

支持。审批通过的费用报销可直接推送至asiaadmin®或其他支持的薪资系统，纳入下一工资周期发放。 

该集成减少人工操作，保障数据准确，并实现从提交到支付的全程审计追踪。我们会与贵方薪资团队协调配置数据流与审批节奏。